Компании стремятся сменить обстановку по ряду причин: арендодатель повысил ставки, истёк договор, появились новые сотрудники, для которых требуются рабочие места. Руководство ищет новое здание или зону с более активным клиентским трафиком.
Правильной организации переезда помогут три простых правила:
1. Заблаговременно планируйте переезд
Найдите надежное грузовое такси, такое как здесь. Почитайте отзывы и заранее оговорите время перезда. Оповестите о «смене прописки» всех заблаговременных лиц. В курсе смены адреса должны быть обслуживающие организации, постоянные партнёры, новые клиенты и, конечно, сами сотрудники предприятия. Их можно оповестить по электронной почте. Лиц, с которыми предстоит контактировать в зыбкий период смены офисной мебели и обстановки, лучше оповестить по телефону. Обязательно проведите новый адрес компании во всех договорах.
2. Максимально сократите сроки
Провести переезд «малой кровью» в сжатые временные сроки поможет составленный заранее чёткий план действий. Ответственные за процесс лица должны знать о нём, руководитель предприятия также должен быть в курсе всех событий. Если вы видите, что не справитесь своими силами, воспользуйтесь услугами компаний, занимающихся переездами. Координировать процесс перемещения рабочей техники, вещей и людей лучше из двух точек: старого и нового места, поэтому на каждую назначьте по координатору. Идеальный вариант – восстановление рабочей обстановки за 24 часа. У крупных компаний процесс может пройти медленнее.
3. Прагматично подойдите к упаковке офисных вещей
Всё, что есть в офисе (документы, мебель, технику, элементы декора) можно поделить на тематические категории, облегчив задачу по дальнейшему наведению порядка.
- Документация - рекомендуется запаковать важные документы предприятия в первую очередь, чтобы не мучиться с их поиском и восстановлением в случае утраты.
- Мебель – детали столов, стульев, шкафов нужно промаркировать, чтобы на новом месте собрать в нужном порядке.
- Оргтехника – стационарные компьютеры, принтеры и ксероксы желательно положить в коробки вместе с блоками питания и переходниками, чтобы быстро включить в розетки.
- Сейфы – если есть необходимость в его переезде, лучше прибегнуть к услугам профессионалов, которые знают, как обращаться с тяжёлыми габаритными вещами.
- Растения и аквариумы – предметы повышенной хрупкости лучше перевозить отдельно, чтобы не повредить. Для них нужен отдельный транспорт или контейнер.
Дадим ещё один совет напоследок – не стоит сразу же приступать к уборке. Практика переезда большинства компаний показала, что сначала лучше всё расставить по своим местам, а на следующий день навести порядок: своими силами или с помощью сотрудников клининговой службы.