За период существования любой фирмы, в ее истории рано или поздно возникает необходимость офисного переезда. Причин для этого может быть несколько:
- Повышение уровня платы за аренду.
- Изменение штата работников.
- Приобретение своего здания.
- Аренда в другом районе.
В случае отсутствия верной организации и должного внимания, переезд способен доставить серьезные трудности.
Заблаговременная подготовка
Любой переезд, будь то плановый или не запланированный, сродни едва ли не пожару. Неожиданное переселение чревато серьезными финансовыми тратами и стрессом для его работников. В связи с этим всех заинтересованных лиц нужно предупредить:
- Работников фирмы следует оповестить о планируемом переезде заранее. Пара недель до этого события поможет внести в их жизнь необходимые изменения и подготовиться к сложностям, связанным с новым местоположением офиса.
- Найдена фирма и оговорены дата и время переезда. Для переезда воспользуйтесь услугами Инка-Транс на этом сайте более подробнее про компанию, а по ссылке https://inka-trans.ua/perevozki-kiev/ofisnyj-pereezd/ подробнее про услугу офисного переезда в Киеве. Профессиональная и комфортная перевозка офиса недорого.
- Организации, обслуживающие офис (убирающие помещения, доставляющие воду и еду) должны иметь представление о смене места дислокации фирмы. Это поможет понять возможность предоставления их услуг на новом месте.
- Деловые партнеры должны быть предупреждены путем отправки официального письма.
- Клиенты должны знать о новом адресе фирмы и графике ее работы. Такую информацию нужно разместить в интернете, объявлениях и различных вывесках.
Минимизация сроков
При окончательном принятии решения о переезде нужно проработать план, определяющий этапы, сроки и ответственных лиц. Разрабатывая схему переезда, следует учесть ряд нюансов:- Определить возможность переезда собственными силами или необходимость в услугах мувинговой фирмы. Скромные по штату организации способны справиться самостоятельно, а вот компаниям с большим числом сотрудников, оргтехники и мебели проще и логичнее обратиться к специалистам.
- Чтобы избежать суеты, перемещаемые вещи лучше промаркировать по одной схеме. В ней должна быть информация о сотруднике, этаже его расположения и новом рабочем месте.
- Определить координаторов. В новом офисе один человек и в старом так же. Они будут решать все сложности в процессе переезда.
- Расставить приоритеты. Важным является определение порядка установки и распаковывания вещей.
Правильная упаковка
При упаковке и перевозке офисные вещи следует разбить на несколько категорий:- Документация. Потерянную при переезде документацию бывает иногда просто невозможно восстановить. В связи с этим в первую очередь нужно подготовить, заархивировать и упаковать важные и ценные бумаги.
- Мебель. Избежать проблем со сборкой и монтажом мебели в новом офисе поможет ее правильная разборка, упаковка и маркировка в старом.
- Оргтехника. В запакованные коробки важно уложить все необходимые кабеля от каждой единицы техники.
- Растения и другие хрупкие предметы. Их следует перевозить отдельно от мебели и оргтехники.